Clients & actifs

La Suite distingue le client (le donneur d’ordre) et ses actifs (les équipements ou installations sur lesquels les techniciens interviennent). Bien renseigner ces fiches garantit un historique fiable et des interventions ciblées.

Données personnelles (RGPD)

Les fiches clients et contacts contiennent des données personnelles. Limitez l’accès aux seuls utilisateurs concernés et respectez les règles de confidentialité (RGPD).

Clients & contacts

Un client est une entité : une entreprise ou un donneur d’ordre. Un contact est une personne physique (interlocuteur, responsable de site, technicien référent) que l’on peut rattacher à un client. On crée d’abord le client, puis ses contacts.

Annuaire des clients : coordonnées, ville et historique accessibles en un clic.

Créer un client (entreprise)

À utiliser pour enregistrer une nouvelle société qui vous confie des interventions.

1. Ouvrez Clients & actifs et cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le nom de la société.
3. Renseignez l’adresse (siège ou facturation).
4. Ajoutez le téléphone.
5. Ajoutez l’e-mail.
6. Indiquez le numéro de TVA si applicable.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Fiche client : nom de société, adresse, coordonnées et TVA.

Résultat : la société apparaît dans l’annuaire et peut recevoir des contacts, des sites, des actifs et des ordres de service.

Créer un contact individuel

À utiliser pour ajouter une personne rattachée à une société (ou un particulier).

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Saisissez le nom de la personne.
3. Si besoin, rattachez-le à la société concernée.
4. Renseignez ses coordonnées (téléphone, e-mail, fonction).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Fiche contact : nom, rattachement à la société et coordonnées.

Résultat : le contact est disponible comme interlocuteur sur les ordres de service et les communications.

Astuce

Rattachez toujours vos contacts à la bonne société : vous retrouverez ainsi tous les interlocuteurs d’un client en ouvrant sa fiche.

Actifs (équipements du client)

Un actif représente un équipement précis : chaudière, ascenseur, machine, climatisation, etc. Il porte son propre historique d’interventions, ce qui permet un suivi et une maintenance ciblés.

Vue liste des actifs : référence, type, client et localisation en un coup d’œil.

Créer un actif

À utiliser pour enregistrer un nouvel équipement sur lequel vos équipes interviendront.

1. Ouvrez la section Clients & actifs puis cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez le client propriétaire de l’équipement.
3. Sélectionnez le site / lieu d’installation.
4. Choisissez le produit / modèle.
5. Saisissez le numéro de série ou la référence.
6. Renseignez la date d’installation et la garantie si disponibles.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Fiche actif : client, site, modèle, numéro de série et garantie.

Résultat : l’actif est rattaché au client et peut être sélectionné comme équipement concerné lors de la création d’un ordre de service.

Les onglets d’un actif

Chaque fiche actif regroupe ses informations dans plusieurs onglets :

Onglet	Contenu
Installation	Date de pose, garantie, caractéristiques techniques
Maintenance	Planning préventif et opérations récurrentes
Historique des pannes	Incidents et défauts constatés sur l’équipement
Matériels installés	Sous-ensembles et composants montés sur l’actif
Ordres de service	Toutes les interventions liées à cet équipement
Photos	Clichés de l’équipement et des interventions
Notes	Remarques internes et consignes pour les techniciens

Vue kanban des actifs : regroupés par statut ou par client.

Astuce

Renseignez le numéro de série et la date d’installation dès la création : ces données conditionnent le suivi de garantie et le déclenchement de la maintenance préventive.

Pour aller plus loin

• Rattachez vos actifs aux bons sites depuis Sites & lieux.
• Programmez l’entretien préventif via les Contrats de maintenance.